Unterlagen beim Räumen: behalten oder wegwerfen?

§147 Abs. 1 AO zählt auf, welche Unterlagen „geordnet aufzubewahren“ sind: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Briefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Fristen nennt Absatz 3: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen aufgeführten Unterlagen, sofern andere Steuergesetze keine kürzeren Fristen zulassen. Nach Absatz 4 beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder der Brief empfangen oder abgesandt wurde. Wichtig: Nach Absatz 3 Satz 5 läuft die Frist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; ein Ablauf der Jahre allein erlaubt das Wegwerfen also nicht automatisch.

Ob diese Pflichten bei dem Verstorbenen oder jetzt bei den Erben bestehen, hängt vom Einzelfall ab und ist eine Frage für Steuerberatung – ebenso, welche Unterlage im Einzelfall darunter fällt.¹

Dann lohnt der genaue Blick auf drei Vorschriften. §257 Abs. 1 HGB verpflichtet Kaufleute, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, die empfangenen Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege geordnet aufzubewahren; die Fristen in Absatz 4 sind zehn, acht und sechs Jahre – bei Buchungsbelegen acht Jahre.

§14b Abs. 1 UStG verlangt vom Unternehmer, ein Doppel der ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Eine Ausnahme nennt Absatz 1 Satz 5: In den Fällen des §14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG (Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück) muss der Leistungsempfänger Rechnung, Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren, soweit er nicht Unternehmer ist oder die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. Die Zwei-Jahres-Frist gilt also für den Empfänger, nicht für den ausstellenden Unternehmer. Ob das auf Ihre Belege zutrifft, prüft die Steuerberatung.

Praktisch heißt das: Geschäftsordner, Rechnungen und Buchhaltung eines Betriebs gehören nicht in die Räumungsmulde, sondern werden ungeprüft gesichert und dem Steuerberater oder den Erben übergeben. Gewerbliche Hinterlassenschaften behandelt auch unsere Seite zur Gewerbeentrümpelung.²³⁴

§195 BGB: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Nach §199 Abs. 1 BGB beginnt sie mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.

Das ist die Regel, nicht die einzige Frist: Für andere Ansprüche gelten andere Zeiträume, die wir hier nicht prüfen. Praktisch bewährt hat sich: Wer offene Rechnungen, Mahnungen, Darlehens- oder Mietverträge findet, hebt sie auf, bis geklärt ist, ob daraus noch Ansprüche bestehen – und fragt dafür Rechtsberatung oder Nachlassgericht.⁵⁶

Wenn Papier nicht mehr gebraucht wird, steckt es dennoch voll persönlicher Angaben: Kontoauszüge, Bescheide, Arztbriefe. Das BSI verlangt in seinem Baustein CON.6 (IT-Grundschutz-Kompendium, für Institutionen geschrieben) unter den Basis-Anforderungen, dass schützenswerte Datenträger vernichtet werden, Papier mindestens nach Sicherheitsstufe P-3 der ISO/IEC 21964-2.

Der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz beschreibt in einer Orientierungshilfe (Stand Juli 2017) Schutzklassen für Datenträger mit personenbezogenen Daten und hält fest, dass Büroaktenvernichter mit Cross-Cut-Schnitt nach Sicherheitsstufe 4 die Anforderungen für Papier der Schutzklasse 2 (hoher Schutzbedarf) in der Regel nicht erfüllen, weil sich Informationen wegen der Partikelgröße leicht wiederherstellen lassen. Beide Texte richten sich nicht an Privatpersonen, taugen aber als Maßstab für sensible Unterlagen.

Ein Rat aus der Praxis: Papier mit Konto-, Gesundheits- oder Steuerdaten gehört nicht in den offenen Container. Es wird gebündelt separiert, geschreddert oder einem Dienstleister übergeben, der die Vernichtung bestätigt.⁷⁸

Diese Sortierung ist eine praktische Empfehlung ohne Rechtsbehauptung; sie soll verhindern, dass Wichtiges im Sack landet:

1. Grüne Mappe: Nachweise. Erbschein, Sterbeurkunde, Rentenbescheide, Versicherungspolicen, Verträge, Grundbuch- und Mietunterlagen. Ein Testament gehört nicht in die Mappe, sondern wird beim Nachlassgericht abgeliefert, siehe Testament gefunden.
2. Gelbe Mappe: Geld. Kontoauszüge, Steuerbescheide, offene Rechnungen, Mahnungen, Darlehensunterlagen.
3. Blaue Mappe: Erinnerung. Fotos, Briefe, Zeugnisse, Urkunden – an Angehörige.
4. Rest prüfen, dann vernichten. Werbung und Zeitschriften ohne Namen in den Altpapiercontainer, alles mit persönlichen Daten in die Vernichtung.

Bevor ein ganzer Hausstand verschwindet, sollte die Erbfrage geklärt sein – dazu der Beitrag Erbe ausschlagen und Nachlass räumen. Bei einer Nachlassräumung sichern wir Fundstücke wie Papiere, Schmuck und Fotos und übergeben sie den Angehörigen.